如何規(guī)范醫(yī)院設(shè)備管理？這家醫(yī)院從5方面改進(jìn)
醫(yī)學(xué)裝備是用于醫(yī)學(xué)領(lǐng)域并具有明顯專業(yè)特征的物資和裝置的統(tǒng)稱。它可以是單獨(dú)或者組合使用于人體的儀器、設(shè)備、器具、材料或其他物品，包括所需軟件。醫(yī)學(xué)裝備管理部門負(fù)責(zé)全院醫(yī)學(xué)裝備的購置、安裝、驗(yàn)收、維修保養(yǎng)和質(zhì)量管理等工作[1-2]。先進(jìn)的醫(yī)學(xué)裝備是醫(yī)院發(fā)展和提升服務(wù)水平的物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大和醫(yī)學(xué)技術(shù)的快速更新，臨床診療工作對設(shè)備要求越來越專業(yè)。在《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)(2011版)》中，涉及醫(yī)學(xué)裝備管理?xiàng)l款共16項(xiàng)，這說明規(guī)范醫(yī)學(xué)裝備管理工作對提高醫(yī)院管理水平有重要作用[3-4]。但一直以來，西安醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院設(shè)備管理方式相對單一落后，急需規(guī)范化管理以滿足現(xiàn)代化醫(yī)院的要求。設(shè)備科結(jié)合醫(yī)院等級評審契機(jī)，通過使用FOCUS-PDCA管理工具，在學(xué)習(xí)借鑒其他單位醫(yī)學(xué)裝備管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，對本院醫(yī)學(xué)裝備管理工作進(jìn)行了改進(jìn)，旨在對醫(yī)學(xué)裝備進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范管理，逐步提升醫(yī)療裝備管理水平，取得了較好效果。
1“F”階段：發(fā)現(xiàn)問題
醫(yī)學(xué)裝備管理主要包括醫(yī)學(xué)裝備的質(zhì)量管理、采購管理、計(jì)量管理及設(shè)備檔案管理等4個(gè)方面。該院設(shè)備科日常工作缺少信息化管理手段，在制度上和管理上與三級甲等醫(yī)院條款要求有一定差距，未建立有效的醫(yī)學(xué)裝備動(dòng)態(tài)管理檔案，難以掌握醫(yī)學(xué)裝備配置和使用管理情況。
2“O”階段：成立CQI小組（表1）
3“C”階段：明確現(xiàn)狀
（1）科室設(shè)備管理依賴于財(cái)務(wù)科資產(chǎn)管理系統(tǒng)，備用設(shè)備和學(xué)校購入設(shè)備未進(jìn)入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，部分設(shè)備新購入賬和報(bào)廢下賬不及時(shí)，導(dǎo)致賬實(shí)不符。
（2）血壓計(jì)、加樣槍等計(jì)量器具，按財(cái)務(wù)分類為低值易耗品，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中按數(shù)量管理，沒有建立電子臺(tái)賬，無法掌握全院配置使用情況，阻礙了計(jì)量工作順利規(guī)范的進(jìn)行。
（3）設(shè)備管理信息化程度低，裝備檔案信息簡單，設(shè)備標(biāo)簽沒有唯一性編碼，增加了資產(chǎn)核查難度，難以對全院設(shè)備分布進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和監(jiān)管，同時(shí)對未維修或長期閑置設(shè)備沒有建立動(dòng)態(tài)記錄。
4“U”階段：根本原因分析
針對現(xiàn)狀，召開CQI小組會(huì)議，展開討論，找出原因[5]。見圖1。
圖1 原因分析
5“S”階段：提出改進(jìn)方案
（1）根據(jù) 《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)(2011版)》 中相關(guān)條款逐條核對，找出差距，分配到人，設(shè)立預(yù)期目標(biāo)。
（2）建立醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)基礎(chǔ)檔案，建立標(biāo)準(zhǔn)化分類方法和設(shè)備建賬流程，檔案信息要求包括資產(chǎn)購置基本信息、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)及維修使用情況。
（3）對學(xué)校入賬醫(yī)療設(shè)備和科室備用機(jī)要核對實(shí)物后造冊入賬，納入監(jiān)管范圍。所有醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)如遇院內(nèi)調(diào)撥，嚴(yán)格按照賬、卡、物相符原則建賬。
6“P”階段：計(jì)劃階段
（1）根據(jù)《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)(2011版)》要求，由組長負(fù)責(zé)、科室成員共同配合，改進(jìn)設(shè)備管理制度和流程。
（2）對醫(yī)療設(shè)備實(shí)行全生命周期管理，重點(diǎn)核查檔案完整情況、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)記錄、維修響應(yīng)記錄等。
（3）完成全院醫(yī)療設(shè)備的核查，包括低值設(shè)備、學(xué)校入賬設(shè)備以及其他備用設(shè)備。根據(jù)《WS/118-1999全國衛(wèi)生行業(yè)醫(yī)療器械、儀器設(shè)備分類與代碼》建立資產(chǎn)唯一碼，生成設(shè)備資產(chǎn)標(biāo)簽并完成粘貼，科室臺(tái)賬清晰無誤[6]。重點(diǎn)做好計(jì)量設(shè)備核查工作。
7“D”階段：實(shí)施階段
（1）通過科室成員努力，完善醫(yī)療裝備管理制度及流程，對設(shè)備購置、論證、審批、驗(yàn)收及使用等環(huán)節(jié)做到責(zé)任明確，程序規(guī)范，制度完善。
（2）規(guī)范醫(yī)學(xué)裝備檔案，根據(jù)醫(yī)療設(shè)備分類標(biāo)準(zhǔn)建立設(shè)備唯一編碼，確定資產(chǎn)唯一性。分類中包含低值易耗品16類，固定資產(chǎn)類30類。同時(shí)，將全院資產(chǎn)根據(jù)使用風(fēng)險(xiǎn)分為（I類、II類、III類）3大類。
（3）清查全院醫(yī)學(xué)裝備，做到賬物相符，利用醫(yī)學(xué)裝備管理軟件生成資產(chǎn)條形碼標(biāo)簽，并完成全院醫(yī)學(xué)裝備標(biāo)簽粘貼工作，做到設(shè)備賬、卡、物相統(tǒng)一。通過管理系統(tǒng)，可以即時(shí)調(diào)取設(shè)備的購置、合同、驗(yàn)收、使用情況等信息，并對已報(bào)廢但財(cái)務(wù)暫不能下賬的設(shè)備狀態(tài)給予“待報(bào)廢”標(biāo)記，保證資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理的實(shí)現(xiàn)。
（4）在醫(yī)學(xué)裝備管理軟件中建立設(shè)備維修模塊，設(shè)備報(bào)修后，設(shè)備科人員立即響應(yīng)，維修完成后在系統(tǒng)中錄入維修工作內(nèi)容，方便隨時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)工作量，也有助于其他成員進(jìn)行問題分析和學(xué)習(xí)。
（5）在資產(chǎn)核查中，對學(xué)校招標(biāo)購入及各科備用設(shè)備建立資產(chǎn)卡片，同時(shí)建立全院計(jì)量設(shè)備電子臺(tái)賬，從而為全院計(jì)量器具的管理提供便利條件[7]。
8“C”階段：檢查階段
完善了醫(yī)療設(shè)備基礎(chǔ)信息，建立了醫(yī)療設(shè)備電子臺(tái)賬和科室臺(tái)賬，賬本交付科室負(fù)責(zé)人確認(rèn)賬物相符并簽字。全院共建立51個(gè)科室的醫(yī)療裝備賬本。改進(jìn)前，僅對固定資產(chǎn)建立臺(tái)賬，造成設(shè)備資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)不全，資產(chǎn)核查后將科室備用機(jī)和低值設(shè)備（金額低于1500元）及學(xué)校入賬設(shè)備納入了管理范圍。
同時(shí)，按照三甲評審要求，計(jì)量設(shè)備建立總臺(tái)賬及科室分臺(tái)賬，在資產(chǎn)清查中將財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中作為數(shù)量管理的計(jì)量器具統(tǒng)計(jì)入賬，并補(bǔ)充完善器具編號，建立唯一資產(chǎn)編碼。經(jīng)核查，全院現(xiàn)有計(jì)量設(shè)備800余臺(tái)（含新增管理272臺(tái)）。設(shè)定設(shè)備檢定周期，通過軟件計(jì)量管理提醒，提前安排計(jì)量檢定。
在維修管理方面，通過維修量統(tǒng)計(jì)可以查看近期各科室設(shè)備使用狀態(tài)及維修情況，方便工程師制定維修計(jì)劃，同時(shí)針對不同風(fēng)險(xiǎn)的設(shè)備安排預(yù)防性維修或計(jì)劃性維修[8]。另外，可以通過軟件直觀查看工作量，若有更換配件的可同時(shí)進(jìn)行材料計(jì)費(fèi)，完成月底維修量和維修費(fèi)用統(tǒng)計(jì)工作。
9“A”階段：處理階段
經(jīng)過FOCUS-PDCA循環(huán)改進(jìn)，一定程度上提高了醫(yī)學(xué)裝備管理水平。為了尋求更深入的發(fā)展，規(guī)定后期工作應(yīng)分工明確、責(zé)任到人、反復(fù)循證：（1）執(zhí)行整改后醫(yī)學(xué)裝備管理制度和流程；（2）定期進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，提高科室成員對醫(yī)學(xué)裝備管理的認(rèn)識(shí)；（3）利用手持式終端每年至少進(jìn)行1次資產(chǎn)清查和計(jì)量標(biāo)識(shí)核對工作。
通過PDCA對醫(yī)學(xué)裝備管理工作進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，初顯成效。建立了醫(yī)學(xué)裝備信息化管理檔案，完成了全院資產(chǎn)清查，建立了賬物三級管理制度，完善了計(jì)量器檢定的精細(xì)化監(jiān)管，同時(shí)對設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)和維修狀況實(shí)現(xiàn)了信息化追溯。實(shí)踐證明，PDCA是一種合乎邏輯的工作程序[9]。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)裝備的全生命周期管理，設(shè)備供應(yīng)科全體成員將堅(jiān)持應(yīng)用PDCA，計(jì)劃將設(shè)備申購、合同簽訂、到貨驗(yàn)收、維護(hù)保養(yǎng)等過程的信息化管理作為下一個(gè)持續(xù)改進(jìn)方向[10]，全面提高醫(yī)學(xué)裝備信息化管理水平。
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原標(biāo)題：運(yùn)用PDCA提高醫(yī)學(xué)裝備管理水平
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